Orkesterdrift

Økonomi

Økonomien i et orkester

Å drive et orkester koster penger. De fleste orkestre får penger delvis fra kontingent fra medlemmene, delvis fra en forskjellige støtteordninger. Økonomien i et orkester han sies å hvile på disse grunnpilarene:

Vær obs på hvordan støtteordningene i din kommune ser ut — her er noe oslospesifikk informasjon. Det kan også være lurt å undersøke om det finnes muligheter for å få sponsormidler, støtte fra den lokale sparebanken eller liknende.

Budsjett

Et budsjett er en oversikt over orkesterets forventede inntekter og utgifter for en gitt periode (vanligvis et år).

Budsjettet vedtas av årsmøtet for å sikre demokratisk innflytelse over hvordan orkesteret bruker ressursene sine. Samtidig er budsjettet er redskap styret kan bruke for å sikre god økonomistyring.

Prosjektbudsjett

Man kan (og bør kanskje) planlegge konserter og andre store arrangementer som prosjekter med egne budsjetter. Slik kan man lettere ha oversikt over hvorvidt de er økonomisk bærekraftige. Budsjettet for et prosjekt bør i utgangspunktet gå i balanse (eller overskudd!), men dersom økonomien til orkesteret tillater det kan man også budsjettere med underskudd. Det innebærer i så fall at prosjektet må finansieres av andre inntekter eller egenkapital.

Regnskap

Mens budsjettet er en plan for orkesterets økonomi fremover i tid, er regnskapet en oversikt over hvordan det faktisk har gått i ettertid. Medlemsorkestre i UNOF må levere årlige regnskap til organisasjonen. Å føre et regnskap kan virke utfordrende, men trenger ikke være veldig komplisert. Artikkelen under gir noen tips til hvordan man kan føre et regnskap for et orkester.

Revisor?

Det er ingen formelle krav til revisorene i våre medlemsorkestre, fordi omsetningen er så lav i forhold til generelle formelle krav.

Noen av støtteordningen vi har krever imidlertid revisor dersom orkesteret kommer i kontroll og blir bedt om å sende inn revidert regnskap, for eksempel momskompensasjonsordningen. Kravene til revisor er veldig lave. Dere trenger ikke statsautorisert revisor eller noe tilsvarende. Det holder helt fint med å ha en valgt revisor, for eksempel en forelder. Det er heller ikke noe krav om at vedkommende skal lage en revisorberetning. Det holder fint å bare få vedkommende til å sjekke regnskapet, og deretter skrive «Regnskapet er kontrollert og funnet i orden», og signere og datere regnskapet, så er det nok.

Hvordan føre regnskap?

Et regnskap for et orkester kan være enkelt. Man setter opp et regnskap for å ha kontroll med økonomien, og for å kunne lage et budsjett slik at man vet hva man har råd til. De fleste orkestrene har det man kaller et kontantregnskap – penger inn og penger ut. Økonomien i orkestrene er så liten at det er få offentlige krav, men det er noen få viktige krav til regnskapet.

UNOF har utarbeidet en enkel regnskapsmal som de fleste orkestre kan bruke.

Under finner du en gjennomgang av postene i regnskapet.

Resultatregnskap

  • En oversikt over alle inntekter
  • En oversikt over alle utgifter
  • Resultatet (summen av alle inntektene, minus summen av alle utgiftene)

Dette kalles et resultatregnskap, og forteller hvordan det har gått økonomisk for orkesteret i perioden (som vanligvis er enten et kalenderår, et skoleår, eller perioden fra ett årsmøte til neste).

Et slikt enkelt resultatsregnskap er det absolutte minimum for et orkester. For tips om detaljer i resultatregnskapet – se lenger ned.

Balanse

I tillegg til resultatregnskapet bør regnskapet inneholde balanse. Den enkleste form for balanse inneholder kun en oversikt over hva orkesteret eier. I tillegg kan det være en oversikt over hva orkesteret skylder andre, og hva orkesteret har utestående hos andre.

En enkel balanse ser vanligvis slik ut:

  • En oversikt over hva orkesteret eier (eiendeler, vanligvis penger i banken)
  • Status for egenkapital
  • En oversikt over hva orkesteret skylder andre (gjeld til andre)
  • En oversikt over hva andre skylder orkesteret (utestående fordringer)

Egenkapital

Dette med egenkapital kan virke litt forvirrende. Kort fortalt er det en slags regnskapstatus som tas med fra et år (periode) til det neste. Egenkapital er et mål på hvor rik eller fattig orkesteret er. I svært enkle regnskap vil egenkapitalen være det samme som orkesteret har i banken. I litt mer sammensatte regnskap må egenkapitalen balanseres mot utstyr, gjeld og fordringer.

Poster – linjene i regnskapet

Et regnskap er satt sammen av mange forskjellige poster. En “post” er en egen linje i regnskapet. Linjene består av en tekst med forklaringer, samt et tall som viser pengebeløpene. Det er viktig at man grupperer postene fornuftig, og at man bruker lett forståelige tekster. Et regnskap skal kunne leses av andre enn de som har satt opp regnskapet.

Mer om inntekter

Når man lister opp inntektene, er det viktig å vise de forskjellige inntektspostene hver for seg, men man kan gjerne gruppere like ting. Det er likevel viktig at hvert sted man har fått støtte fra står med hver sin linje, slik at det blir klart og tydelig hvor man får penger fra. Spesielt offentlige tilskudd skal vises med hver sin post.

Mer om utgifter

På samme måte som med inntektene bør man vise de forskjellige utgiftene hver for seg, men gjerne gruppert fornuftig. Hvis orkesteret betaler ut lønn Mer om inntekter eller honorarer, må det stå på en egen post.

Mer om balansen

Det å sette opp en korrekt balanse er ikke alltid like lett. Her er noen korte huskeregler:

Legg sammen summen av alle eiendelene. Eiendelene er en oversikt over penger i banken, penger i kasse, verdien av utstyr, samt en oversikt over fordringer (fordringer er altså hva andre skylder orkesteret, f.eks. tilskudd som dere har fått brev om, men som ikke er utbetalt ennå)

Regn ut egenkapitalen. Det gjøres på følgende måte: Sett opp hvor mye egenkapital orkesteret hadde ved årets (eller periodens) begynnelse, trekk fra eller legg til årets (eller periodens) resultat, og så får man en oppdatert egenkapital. Sagt på en annen måte: sett opp status for egenkapitalen ved starten av perioden, balanser med perioden overskudd eller underskudd, og vis balansen ved slutten av perioden.

Legg sammen summen av all gjeld. Gjeld kan være f.eks. en regning som er mottatt, men ikke betalt ennå.

Til slutt i balansen skal man gjøre følgende:

Legg sammen summen av gjeld og summen av egenkapitalen ved utgangen av perioden. Denne nye summen skal være det samme som (balansere) eiendelene.

For veldig enkle regnskap: Hvis man ikke har gjeld eller utestående fordringer, består en balanse av en oversikt over penger i banken, samt en status for egenkapital (hvor mye overskudd orkesteret har opparbeidet) – disse to summene skal være like.

LItt om noter og hva det er

Vi som driver med musikk blir kanskje litt forvirret når det snakkes om noter i et regnskap, men noter i et regnskap er altså noe helt annet enn musikknoter. Det er mer å regne som små notater enn noe musikalsk. I store regnskap klarer man ikke å vise all informasjon samlet. For å gjøre det enkelt å lese regnskapet lager man noen forenklinger i fremstillingen av resultatregnskapet og/eller balanseregnskapet. Da benytter man noter, som gir mer utfyllende forklaringer.

F.eks. kan man på inntekter skrive “Tilskudd” og beløpet i resultatregnskapet, og så liste opp alle de forskjellige tilskuddene i en note. Man nummererer gjerne notene fra 1 og oppover, og setter inn en referanse i regnskapet.

‍