Styrets oppgaver og roller
Et styreverv er spennende og ikke minst er det en viktig oppgave for orkesteret. Det finnes ingen fasitsvar for hvordan ting skal gjøres – det er opp til det enkelte styret å fordele arbeidsoppgaver og satsningsområder slik det selv ønsker.
Hvem bør sitte i styret?
Det enkle svaret er: de som vil og kan gjøre en god jobb.
Et litt lengre svar er at styret bør ha kompetansen det trenger for å få utført sine oppgaver (men styret trenger ikke gjøre alt!), og bør være bredt sammensatt slik at ulike grupper i orkesteret føler at styret representerer dem. Det kan bety at:
- Ulike kjønn og aldersgrupper bør være med
- I orkestre med betydelig spredning geografisk eller mellom ulike nasjonaliteter bør disse være representert
- Man bør vurdere om ulike instrumentgrupper bør være representert
- I barne- og ungdomsorkestre med foreldreengasjement bør både foreldre og musikere være representert
- Man bør vurdere styrets helhetlige sammensetning om styret vil ha kompetanse til å utføre de oppgavene det skal
UNOF er en demokratisk medlemsorganisasjon. Det vil si at styret skal velges av orkesterets medlemmer på årsmøtet.
Ungdom i styret
UNOF har en lang og god tradisjon med å ha unge i både styre- og styrelederverv. Barn og ungdom har lov til å være kasserere, sekretærer, og de har også lov til å være styreledere.
Roller i styret
Et orkesterstyre har en rekke oppgaver som krever tildels ulik kompetanse og egenskaper. Er dere valgt inn i et styre, bør dere sørge for å fordeler ansvar og oppgaver dere imellom. Det er flere hensyn å ta i en slik prosess: man må selvfølgelig sikre at viktige oppgaver blir gjort. Samtidig jobber folk best med oppgaver de er motivert for, og dere bør passe på at dere får utnyttet kompetansen som finnes blant styremedlemmene på en god måte.
Det finnes ingen fasit for hvordan dette skal gjøre, men tradisjonelt har styrearbeidet vært inndelt i følgende verv:
Styreleder
- lede styrets arbeid og innkalle til styremøter
- delegere arbeidsoppgaver
- representere orkesteret utad
- foreslå mål og planer og ha oversikt over helheten ved driften av orkesteret
- ansvarlig for å overholde frister og iverksette vedtak
- forhandle arbeidsavtaler med dirigenter og instruktører /kontrakter med kulturskoler
- samarbeide med dirigenten
Nestleder
- tett samarbeid med leder, fungere som stedfortreder for leder
- ansvar for rekruttering og sosiale oppgaver
- utarbeide sjekklister og arbeidslister
- forberedelse til å ta over som leder etter 1- 2 år
Sekretær
- skrive møtereferater
- ansvar for saksdokumentasjon til styremøtene
- ajourføre medlemslister (sammen med kasserer)
- skrive årsmeldingen (sammen med styreleder)
- ansvar for nettsider og utsending av informasjon til medlemmene
Kasserer
- kreve inn kontingenter
- føre regnskap
- ansvar for å betale regninger etc.
- oversikt over den økonomiske utviklingen
- kunnskap om forskjellige støtteordninger som orkesteret kan dra nytte av
- skrive søknader til forskjellige støtteordinger
Andre oppgaver
- ansvar for presse, informasjon og sosiale medier
- vedlikeholde og oppdatere medlemsregisteret
- skrive og sende inn orkesterrapport, samt Frifond-rapport og -søknad, samt note- og materialforvaltning
- arrangements- og teknisk ansvarlig
- tur- og reiseansvarlig
- informasjonsansvarlig
- opplæring (ift drift av orkesteret)